Da architetto, ho sempre cercato l’equilibrio perfetto tra creatività e rigore operativo: per anni, ho inseguito la promessa di decine di tools software a cui recentemente si sono aggiunti quelli di AI, ritrovandomi spesso più confuso e senza un reale risparmio di tempo. Finalmente, ho messo a punto un robusto flusso di lavoro, basato su cinque strumenti specifici, con l’obiettivo di usare l’IA per ciò che serve veramente: risparmiare tempo, non perderlo.
Indice
La sinergia Notion e ChatGPT per domare il caos dei progetti
Il problema: troppe informazioni sparse
Nel nostro lavoro, le idee, gli appunti, le specifiche di materiali e i feedback dei clienti sono sparsi ovunque: note vocali, post-it, to-do list, email e applicazioni varie.
Investire tempo per riorganizzare questo caos è improduttivo.
In più le idee non arrivano solo quando sono in ufficio.
Spesso, mi vengono in mente soluzioni critiche mentre sono in viaggio o su un cantiere dove le mani sono occupate o la connessione non prende (caso non così raro nella mia zona).
Il mio sistema di raccolta delle idee
Ci sono molti sistemi per prendere note vocali, ognuno ha il suo preferito, per me è sempre Apple Note, che diventa un contenitore di tutti i miei appunti:
- testo,
- disegni,
- note vocali,
- PDF ed immagini annotate.
Da anni segui il metodo Bullet Journal per le annotazioni, almeno la parte di Rapid Log e gestione settimanale, ma ho sempre trovato molto noiosa la revisione di quello che è successo nella settimana.
L’uso combinato di Notion e ChatGPT
Un flusso di lavoro operativo davvero utile è proprio la revisione settimanale, sfruttando la combinazione di Notion e ChatGPT (o in alternativa Apple Note e NotebookLM).
Ogni venerdì invio all’AI i miei appunti, disegni, note scritte e vocali — dalle annotazioni in cantiere alle bozze di preventivo, fino agli screenshot di ispirazione.
Su queste fonti, l’AI elabora e organizza automaticamente le informazioni.
Cosa fa lAI nella revisione settimanale
- il riconoscimento delle informazioni relative a progetti che ho già in memoria (ad esempio, il rendering per il Progetto Alfa) e suggerire il tipo di progetto, formattando le informazioni secondo una schema per un semplice Copia e Incolla.
- l’estrazione di un riassunto di ciò che è stato fatto, utile per controllate lo stato dei progetti confrontandola con gli obiettivi che (ottimisticamente per lo più delle volte) mi ero prefissato.
l risultato: ordine e chiarezza
Questa soluzione mi permette di organizzare la moltitudine di informazioni che accumulo durante la settimana senza perdere tempo prezioso.
Se hai letto il mio articolo sulla creazione dei prompt, saprai già come ottenere questi risultati: basta strutturare la richiesta all’AI nel modo giusto.
Struttura e specificazione
Quando devo affrontare la stesura di documenti complessi, come una relazione tecnica dettagliata, un capitolato d’appalto o un parere di fattibilità, partire da zero è frustrante e genera il blocco dello scrittore, non si sa mai dove partire o le idee sono troppe, tanto da bloccare l’azione…
Qui entra in gioco l’AI, con cui ho adottato un flusso di lavoro che prende in prestito i principi del framework concettuale di Tiago Forte, suddividendolo in due fasi: divergenza e convergenza.
Esplorazione e ricerca
Questa è la fase esplorativa per inquadrare il tema progettuale o normativo: con Perplexity ottengo una prima panoramica e i termini tecnici corretti, per evitare errori e/o allucinazioni.
Successivamente, uso Gemini AI per ricerche più approfondite e strutturate, su cui posso “iterare” per affinare i risultati, ad esempio per analizzare varianti di cantiere o soluzioni costruttive.
Solo dopo aver inquadrato bene il perimetro, mi rivolgo alle banche dati tradizionali per una ricerca normativa mirata (ad esempio, le NTC o le normative locali specifiche).
Stesura guidata
Il segreto per un output di qualità non è un prompt generico, ma fornire un contesto ricco e verticale sul nostro ambiente: nel caso della redazione di un capitolato complesso uso Claude AI in cui carico:
- Una guida di stile che impone un italiano chiaro e non un “burocratese tecnico”;
- La normativa di settore;
- Note ed appunti, di testo e vocali.
Dai risultati ottenuti, mi pare che Claude abbia una dialettica migliore rispetto alle altre AI.
Genera la struttura di una relazione tecnica o di un report di sostenibilità partendo da note disordinate o vocali.
Segnala ambiguità, debolezze strutturali o termini non allineati alla normativa caricata.
Anche qui, ti rimando all’articolo di approfondimento sulle accortezze che uso per i prompt.
Attività lunghe e noiose che l’AI può semplificare
Nel lavoro quotidiano di progettazione ci sono attività lunghe e ripetitive, spesso lontane dalla parte creativa che amiamo.
Due esempi tipici?
- La gestione dei database, non proprio il terreno ideale per noi architetti.
- Le videocall di coordinamento, che – salvo eccezioni – finiscono per assorbire una quantità enorme di tempo.
In entrambi i casi, l’Intelligenza Artificiale offre soluzioni pratiche e immediate.
Notion e l’AI: la gestione intelligente dei database
Una struttura familiare per chi lavora in BIM
Quando inizi a usare Notion in modo approfondito, scopri che al suo interno si nasconde una struttura a databasemolto simile alla logica del BIM.
Ogni elemento può essere trattato come un dato con le sue proprietà, un approccio che ci è particolarmente familiare.
Rielaborare dati e creare librerie automatiche
Grazie all’integrazione con l’AI, Notion consente di rielaborare tabelle (come computi metrici o elenchi di attività) o creare database personalizzati — ad esempio librerie di materiali o schede progetto — senza dover modificare manualmente i singoli record.
È un sistema che riduce l’errore umano e velocizza la gestione dei dati tecnici e organizzativi.
Gemini per Google Meet: l’assistente che prende appunti al posto tuo
Appunti e riassunti automatici delle riunioni
Per affrontare il secondo problema, quello delle videocall, entra in gioco Gemini per Google Meet.
Durante una call di coordinamento BIM con ingegneri o consulenti, Gemini può prendere appunti automaticamente, generando:
- un riassunto iniziale per punti,
- un elenco delle azioni da intraprendere,
- e la trascrizione completa, distinguendo i partecipanti.
Le note possono essere condivise in automatico (in italiano, inglese o altre lingue) con tutti i membri del team o con collaboratori esterni.
Anche le riunioni in presenza diventano “intelligenti”
Non serve essere sempre online per sfruttare un flusso di lavoro con l’AI.
Anche le riunioni dal vivo possono essere registrate — naturalmente con il consenso dei partecipanti — e poi trascritte tramite strumenti come Granola.ai o Whisper.
Una volta ottenuta la trascrizione, puoi caricarla in ChatGPT e utilizzare un prompt di questo tipo:
Riassumi questo verbale di riunione in base alle decisioni prese, alle azioni da intraprendere ed evidenzia i problemi irrisolti
Se hai letto il mio articolo sulla stesura dei prompt, saprai come chiedere all’AI di riscrivere il riassunto come un’e-mail concisa da inviare ai partecipanti per aggiornarli in modo chiaro e immediato.
Costruire una memoria di progetto con l’AI
Dal verbale al sistema di conoscenza
Il vero salto di qualità arriva quando queste informazioni vengono organizzate in una memoria di progetto dedicata, ad esempio in ChatGPT o NotebookLM.
In questo modo puoi chiedere all’AI di confrontare le decisioni dell’ultima riunione con quelle precedenti, per individuare eventuali incoerenze o inversioni di rotta da parte del cliente.
Questa analisi è preziosa per prevenire divergenze dallo scopo del progetto e mantenere una documentazione chiara e coerente nel tempo.
Dalla scrivania al cantiere: l’AI che ti aggiorna in auto
Quando devi recarti in cantiere, puoi usare gli stessi materiali salvati in NotebookLM per generare un riassunto conversazionale di 6 minuti da ascoltare in auto.
Basta chiedere all’AI di dare priorità ai problemi irrisolti e alle decisioni recenti: un modo pratico per arrivare sul posto già preparato e aggiornato, senza perdere tempo.
Lo strumento della consapevolezza
L’AI è un acceleratore di pensiero, non un sostituto.
Utilizzare questi strumenti richiede un alto carico cognitivo e dobbiamo ricordare la regola d’oro: verificare sempre le fonti.
Se l’AI cita una norma o un precedente tecnico, dobbiamo trovarla, leggerla e verificarla, anche chiedendo all’AI stessa di estrapolare il passaggio testualmente per un controllo incrociato.
L’interazione con l’AI funziona come uno specchio per le nostre competenze, ponendoci domande e costringendoci a mettere in discussione il nostro ragionamento, portando a volte alla luce aspetti trascurati che possono portare problemi in cantiere o nelle forniture.
In definitiva, all’AI non delego il mio lavoro, ma la uso per ragionare meglio, più in fretta e con maggiore profondità.
La cosa divertente è che si tratta di uno strumento in continua evoluzione, esponendoci ad un richiamo più forte di una sala giochi di vecchia data!
Questo articolo fa parte della serie Intelligenza Artificiale in Architettura
- Intelligenza Artificiale in Architettura: come sta cambiando il lavoro negli studi di progettazione
- Prompting per Architetti: come dialogare con l’AI per migliorare il progetto
- Nano Banana e la nuova era della visualizzazione architettonica con l’AI
- Ufficio di Architettura AI+: costruire un flusso di lavoro intelligente
- Intelligenza di Progetto: come l’AI ottimizza tempo, costi e flussi di lavoro
I link verranno aggiornati man mano che gli articoli della serie saranno pubblicati
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